Topos OnLine Nr. 66

Archiv - Topos OnLine Newsletter

Ausgabe vom 23.05.2002 ISSN 1682-4687 Herzlich Willkommen bei Topos OnLine! 1. Kommunikation und Zeit - 5 Tipps 2. Der Gastbeitrag: "Zeitersparnis - kein Chaos mehr!" 3. Intelligenztest - der wohl kürzeste weltweit 4. Kommunikation und Bilder im Kopf - mit Humor dargestellt 5. Tool des Monats ======================== Topos OnLine - seit 1996 - ISSN 1682-4687 Mehr als 50.000 interessierte LeserInnen erhalten einmal im Monat diesen Newsletter. ======================== Zeit und Kommunikation ........ Um Ihnen Zeit sparen zu helfen, lesen Sie am besten selbst die Artikel, die für Sie von Interesse sind ..... ohne lange Einleitung. Viel Freude mit diesem Thema, das uns alle (immer mehr) betrifft. Dr. Peter Troy ================== 1. Kommunikation und Zeit - 5 Tipps ================== Zeit ... Zeit ist auch, was uns oft bei Gesprächen und Reden (scheinbar) nicht ausreichend zur Verfügung steht. Wie aber ist nun dieser Zusammenhang von Zeit und Kommunikation? Warum ist "Zeit" ein Thema in einem Kommunikations-Newsletter? Dazu gibt es mehrere triftige Gründe: Gelingende Kommunikation zu lernen braucht vorab Zeit Jede Vorbereitung auf ein Gespräch, eine Rede, eine Präsentation braucht wiederum Zeit. Oder andersrum betrachtet: dafür steht immer nur ein gewisses Maß an Zeit zur Verfügung. Und nicht zuletzt unterliegen viele Menschen (auch in Gesprächen!) dem Irrglauben, aus Zeitgründen in den eigenen Beitrag möglichst viel hineinzupacken sei ein Ausweg. Sie reden dann schnell, lange oder ununterbrochen - meist sogar in einer verketteten und verhängnisvollen Kombination! Die Auswirkungen sind kontraproduktiv, sie bewirken das Gegenteil. Eine optimale Nutzung Ihrer Rede-ZEIT ergibt sich wie folgt: Sagen Sie stets nur was Sie VOR der Wortmeldung sagen wollten! Lassen Sie sich nicht zu Aussagen hinreißen von Gedanken, die Ihnen erst während Ihres (Rede-)Beitrags kommen! Lassen Sie - wenn Sie zeitlich beengt sind - Beispiele weg! Die weitaus meisten Menschen sind sehr wohl in der Lage, bei einer exakten logischen Begründung Ihres Beitrags den Sinn auch ohne Beispiele zu erkennen - vorausgesetzt SIE beherrschen bei der Vorbereitung die Grundregeln der Logik. Der Zeitrahmen sollte bekannt sein - und eingehalten werden! Halten Sie einen gegebenen Zeitrahmen immer ein - eine Zeitunterschreitung wurde noch nie als bestraft oder als unangenehm empfunden, das Gegenteil fast immer ..... Bedenken Sie bei der Vorbereitung, dass die freie Formulierung, das angepasste Sprechtempo und dialogische Situationen (Zwischenfragen oder -rufe, Vorkommnisse im Raum, Unterbrechungen....) eine Rede länger werden lassen als die "Trockenübungen" ohne Publikum. Sie kommen sicher noch einmal zu Wort Dauerreden oder unstrukturiertes Aneinanderreihen mehrerer Punkte erschweren das Verständnis für den Zuhörer. Das gilt besonders für Gespräche, aber auch für Diskussionen und Präsentationen. Die Erfahrung zeigt, dass solche Wort- und Satzlawinen aus der Angst resultieren, entweder.... den betreffenden Punkt zu vergessen dass der eigene Beitrag ohne weiterführende Erklärungen oder Beispiele nicht ausreichend verständlich sei nicht mehr zu Wort zu kommen Die Punkte a) und b) hängen ursächlich mit der Vorbereitung zusammen, liegen also in Ihrer Hand, Punkt c) ist unbegründet! Ist Ihre Sache wesentlich, wird Sie zu jedem Zeitpunkt gehört werden. Vergeben Sie die besten Argumente also nicht, indem Sie diese in einen Schwall einpacken und zudecken. Bringen Sie diese knapp und präzise und lassen Sie Zeit (=Pause!), damit sich die Wirkung entfalten kann. Dialogisieren und veranschaulichen Sie Dieser Punkt betrifft scheinbar nur Präsentationen - aber nicht nur! Keine noch so wortreiche Ausführung erreicht in der Wirkung die Veranschaulichung durch Bilder, habtische Proben, Geruchs- oder Gehörproben, kleine Modelle oder ähnliches. Parallel dazu sind es die Fragen und Anliegen, die von den Zuhörern (in diesem Fall sind es eben auch Zuseher!) kommen, welche eine gelungene Präsentation ausmachen. Sinngemäß sind es eben die "Bilder im Kopf", die durch die richtige Wortwahl entstehen, wenn es um Gespräche, Reden, Diskussionen... geht. Und dafür ist ausreichend Zeit zu reservieren - im Zweifelsfall zu Lasten der eigenen Redezeit! Passende Links zu diesem Artikel: Kommunikation (Gliederung / Vorbereitung / Dialog): http://www.topos-online.at/pet/intro.htm Dialogische Rhetorik http://www.topos-online.at/html-texte/dialog.htm Fragen effizient stellen http://www.topos-online.at/html-texte/fragen.htm Logik (neue Übungen) http://www.topos-online.at/html-texte/logikall.htm ================== 2. Der Gastbeitrag: "Zeitersparnis - kein Chaos mehr!" ==================     -------------------------------------     Gastbeiträge werden von Topos OnLine sorgfältig ausgewählt.     Sie geben aber stets die Ansicht des jeweiligen Autors wieder.     ------------------------------------- "Zeitersparnis - kein Chaos mehr!" Von Vasilij Ratej Stapeln sich auf Ihrem Schreibtisch Papiere und Akten? Haben Sie Mühe wichtige Dokumente sofort zu finden? Ein aufgeräumter Schreibtisch strahlt eine positive Energie aus: Eine Tasse Kaffee, eine Akte an der Sie arbeiten und alles geht leichter von der Hand. Wie schaffen auch Sie sich eine so traumhafte Situation? Vom Chaos zur Übersicht Akzeptieren Sie als erstes, dass Sie bisher chaotisch gearbeitet haben. Gestehen Sie sich dies erst einmal ein, können Sie sich an die Lösung machen. Eine perfekte Übersicht Ihrer Arbeit befreit Sie von unnötigem Stress und Hektik. Positiver, kreativer Stress ist angesagt. TIPP 1: Aufräumen mit Spaßfaktor Räumen Sie zunächst Ihren Schreibtisch leer. Alles weg: Dokumente, Akten, Zeitungen, PC-Tastatur... Werfen Sie alles weg, was nicht gebraucht wird. Dokumente und Akten, die Sie noch brauchen, legen Sie zunächst beiseite. Putzen Sie Ihren leeren Schreibtisch mit einem feuchten Lappen. Sie werden großen Spaß daran haben! TIPP 2: Einfache Organisation Organisieren Sie sich einfach und übersichtlich. Eine in der Praxis bewährte Methode: Vier Ablageboxen, die Sie wie folgt beschriften: Nächste Monate Diesen Monat Nächste zwei Wochen Diese Woche Legen Sie Ihre Dokumente in das entsprechende Fach: Nach Fälligkeit oder Beginn der Aufgabe. Führen Sie eine Aufgabenliste auf Papier: Beginn / Fälligkeit / Worum es sich handelt und wichtig: Priorität. Auf Ihrem Schreibtisch liegt nur noch eine einzige Akte: Und zwar diejenige, an der Sie gerade arbeiten. Mit allem anderen verschonen Sie Ihren Schreibtisch. Nichts lenkt Sie mehr ab! Sie werden diese “Leere” genießen! TIPP 3: Setzen Sie Prioritäten Auch hier halten Sie es einfach. Bewährt haben sich nur drei Abstufungen. Eine bekannte Methode ist das "Eisenhower-Prinzip". Es verbindet zwei Dimensionen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Ihre Aufgaben erhalten auf diese Weise eine ganz neue Bedeutung. Und das geht so: A = Wichtig UND dringend B = Wichtig, ABER NICHT dringend C = Dringend, ABER NICHT wichtig Bei diesem Prinzip fällt auf, dass Wichtigkeit vor Dringlichkeit kommt. Dringende Aufgaben delegieren Sie. Widmen Sie sich nur noch wichtigen Aufgaben! Diese bringen Sie voran und Ihren Zielen näher. TIPP 4: Planen Sie Ihre Arbeit, und arbeiten Sie nach Plan Jeden Abend planen Sie Ihren nächsten Tag. Sie benötigen dazu nur vier bis sechs Minuten. Der Grund für die Planung am Tag zuvor: Sie beschäftigen sich bereits im Vorfeld damit. Planen Sie zunächst Ihre fixen Termine in Ihren Tagesplan ein. Danach sehen Sie, wie viel Zeit Ihnen noch für die Aufgaben bleibt. Dann planen Sie die Aufgaben ein und berücksichtigen Sie die Zeitdauer der Erledigung. Verplanen Sie max. 60% Ihrer Arbeitszeit und lassen Sie 40% offen für Unvorhergesehenes. Verfallen Sie nicht in den Irrglauben, das schriftliche Planen sei Zeitverschwendung. Der ganz bewusste Planungsvorgang auf Papier entlastet Sie. TIPP 5: Umgang mit elektronischen Hilfsmitteln PC-Agendas und Electro Organizer ( EO ) sind eine feine Sache und können in der Tat sehr effizient auf Ihre Arbeitszeit einwirken. Setzen Sie sie intelligent ein. Ihr EO sollte mit Ihrer PC-Agenda synchronisierbar sein. Auf diese Weise verlieren Sie keine Daten ( Meetings, Aufgaben ) und es kommt zu keinen Überschneidungen. Eine Aufgabenliste im EO macht kaum einen Sinn; Sie ist unübersichtlich und Sie verschwenden Ihre Zeit damit, sich eine Übersicht zu verschaffen. FAZIT Ein leer geräumter Schreibtisch verbreitet eine positive Energie. Durch die Planung am Tag zuvor bauen Sie Stress ab und sichern sich eine perfekte Übersicht Ihrer Arbeit. Halten Sie Ihre Organisation einfach: Weniger ist immer mehr. Setzen Sie Prioritäten, damit Ihre Aufgaben eine neue Bedeutung gewinnen. Setzen Sie elektronische Hilfsmittel intelligent ein und lassen Sie sich von den technischen Spielereien nicht zu sehr beeindrucken.     -------------------------------------     Zum Autor:     Vasilij Ratej ist als Geschäftsführer und Coach der IC Input Consult AG     ausgewiesener Spezialist auf dem Gebiet des Selbstmanagements.     ------------------------------------- ================== 3. Intelligenztest - der kürzeste weltweit ================== Zum Thema Zeit und zum effizienten Umgang damit zeitsparender IQ-Test. Aber auch wenn Sie von der Art und dem Umfang dieses Tests überrascht sein werden, es ist was dran... http://www.topos-online.at/html-texte/kurziq.htm ================== 4. Kommunikation und Bilder im Kopf - mit Humor dargestellt ================== Ein Beispiel, wie durch nur zweimalige Wiederholung einer Gedankenfolge die Logik des (Weiter-)Denkens bestimmt wird..... Wie die geschickte Formulierung der berühmten drei Wünsche endet - etwas bösartig aber lesenswert - finden Sie hier: http://www.topos-online.at/html-texte/humour4.htm ================== 5. Tool des Monats ================== Dieses Tool wird vorgeschlagen von Topos OnLine http://www.topos-online.at > Gute Zitate sparen Zeit! Sie formulieren griffiger und sind > oft kürzer, als eigene Formulierungen. Zudem beruft man > sich, wenn das Zitat bekannt ist, auf eine Autoritätsperson > und untermauert damit die eigene Position. > > Täglich ein wertvolles Zitat online oder in die Mailbox: > > http://www.topos-online.at/html-texte/zitatbote.htm ------------------------------------- Sie haben ein Tool entdeckt, das gut funktioniert? Sie wollen es anderen mitteilen? Senden Sie die Webadresse und eine kurze Beschreibung (7 Zeilen) per mail an ptroy@topos.vol.at ------------------------------------- Alles Gute für dieses Mal und bis in einem Monat heißt es... "Wir wollen wirklich uns besinnen, die naechsten Male mehr davon!" (Faust) Bis dahin herzliche Grüße Peter Troy